PorASESCON
CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE NUESTRA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Le remitimos este artículo de interés como recordatorio de los plazos que nos atañen en el asunto indicado.
Con el cambio de ejercicio nos disponemos a dejar sitio para la documentación del 2015, una vez se van cerrando los archivadores con la documentación del 2014, vamos llevando la documentación al archivo, donde año a año vamos depositando cajas o archivadores de documentación que rara vez se volverán a consultar.
Y es que el archivo no suele ser una tarea de las más apetecibles, sobre todo cuando la carga de trabajo es elevada, pero aún lo es menos cuando toca hacer limpieza de ejercicios anteriores. En cualquier caso llevar un correcto orden de los archivos ayudará a la gestión y selección de la documentación susceptible de ser destruida.
QUÉ DOCUMENTACIÓN PODEMOS DESTRUIR Y CUANDO
Generalmente la destrucción de la documentación de la empresa se aborda cuando el espacio destinado para su archivo empieza a escasear, pero una vez decididos a hacer limpieza debemos de de considerar dos plazos diferentes el que nos marca la Agencia Tributaria y el que nos indica el Código de Comercio, aunque hay documentación como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, que deberán conservarse durante toda la vida del negocio.
OBLIGACIONES DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEGÚN EL CÓDIGO DE COMERCIO
Según el articulo 30 del Código de Comercio los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
Deberán conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).
OBLIGACIONES DE CONSERVACIÓN SEGÚN LA AGENCIA TRIBUTARIA
En relación a las obligaciones de conservación de documentación que indica la Ley General Tributaria (art.66 a 70), se establece que los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Siempre y cuando no se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.
Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:
Que se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS), ya que se dispone del plazo de 15 a 18 años siguientes a la generación de las mismas para su compensación, en este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
Que existan facturas de inmovilizado, en cuyo caso se deben de conservar dichas facturas durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.
Como siempre, ante cualquier duda estaremos encantados de atenderle.
Atentamente
ASECON – GESTION INTEGRAL, S.L.
PorASESCON
PAUTAS PARA EL CIERRE CONTABLE DEL EJERCICIO 2012
Un año más le hacemos un recordatorio de los pasos a seguir para realizar un cierre de ejercicio lo más óptimo posible, así como para evitar recargos y sanciones por posibles declaraciones complementarias presentadas fuera de plazo, y realizar los ajustes contables y fiscales pertinentes que nos permitan ahorrarle impuestos en su próxima declaración anual.
.- Todas las facturas que contengan retenciones por IRPF de honorarios a notarios, registradores, arquitectos, aparejadores, comisionistas, intermediarios y cualquier otro profesional, así como todos aquellos recibos de alquiler de locales que igualmente llevan retención, deben estar en esta asesoría como fecha límite el próximo día, miércoles 9 de enero.
.- Toda la documentación contable (facturas emitidas, facturas recibidas, documentación bancaria, documentación laboral,…) deberá estar en esta asesoría como fecha límite el próximo día, miércoles 16 de enero.
.- La documentación de cada cliente se contabilizará siempre y cuando nos confirme que tenemos todo lo relativo a 2.012 en nuestro poder, y se hará por estricto orden de entrada de la documentación en nuestra oficina.
.- Una vez se realice el cierre contable de la empresa y los correspondientes ajustes fiscales, si recibiéramos alguna factura posterior a las fechas señaladas, ésta pasaría a ser contabilizada en el ejercicio 2.013, con el consiguiente riesgo de las posibles infracciones por el incumplimiento de la normativa.
.- Aquellos clientes de los que nos encargamos de la recogida de la documentación, le rogamos encarecidamente la tengan preparada para cuando le avisemos del día de recogida, si por cualquier causa alguna factura no se nos entrega en ese momento, el cliente, siempre antes de las fechas arriba indicadas, deberá hacérnosla llegar personalmente, vía fax o vía e-mail.
.- Por último recordarles que, en las actividades que se almacenen mercaderías de cualquier tipo (comercio, talleres, bares y restaurantes, entre otras), se nos deberá aportar un inventario, a fecha 31 de diciembre, con el valor a precio de costo de dicha mercancía.
.- Pautas para el cierre contable del ejercicio 2012
Somos conscientes de que muchos de Uds. no disponen de administrativo para facilitarle esta tarea, pero nuestra experiencia de años anteriores nos obliga a actuar inexcusablemente y con la suficiente antelación a las fechas fijadas por la administración ya que, reiteramos, la falta de tiempo para realizar el cierre nos obliga a que la planificación de su impuesto sea más apresurada y, posiblemente, menos beneficiosa para su empresa.
En la confianza de que con esta planificación será su empresa la única beneficiada, sólo nos queda aprovechar la ocasión para reiterarle nuestros más sinceros deseos de que 2.013 se convierta en el año que siempre han soñado.
Atte. La dirección.